تنـظيم وإدارة الوثائق والأرشيف
الجدول الزمني والرسوم
الجداول الحضورية
| التاريخ | المكان | الرسوم | |
|---|---|---|---|
| 16-12 أبريل 2026 | القاهرة | $1200 | |
| 25-21 يونيو 2026 | مدريد | $2000 | |
| 17-13 سبتمبر 2026 | القاهرة | $1200 | |
| 17-13 ديسمبر 2026 | القاهرة | $1200 |
الجداول الأونلاين
أصبحت إدارة الوثائق والأرشيف عنصرًا أساسيًا في كفاءة العمل الإداري، خاصة مع توسع حجم المراسلات، وتنوع قنوات إنشاء المعلومات، وتزايد الحاجة إلى سرعة الوصول إلى السجلات بدقة وموثوقية. وتساعد الإدارة المنظمة للوثائق على حماية المعرفة المؤسسية، وتقليل الفاقد في الوقت، وتعزيز الانضباط في حفظ الملفات واسترجاعها والتخلص منها وفق ضوابط واضحة.
يركز هذا البرنامج التدريبي المقدم من AINFCT على تنمية قدرات المشاركين في تنظيم الوثائق الورقية والإلكترونية، وبناء نظم تصنيف وترميز مناسبة، وتطبيق دورة حياة الوثيقة منذ إنشائها وحتى حفظها أو إتلافها. كما يتناول مبادئ الفهرسة، وإعداد سجلات الحفظ، وإدارة السرية والصلاحيات، وتحسين إجراءات الأرشفة اليومية داخل المكاتب والوحدات الإدارية. ويمنح البرنامج المشاركين منظورًا عمليًا متوازنًا يجمع بين الضبط الإداري وسهولة الاستخدام، بما يدعم بيئة عمل أكثر تنظيمًا واستجابة.
فيما يلي الأهداف الرئيسية لهذا البرنامج التدريبي:
- تطبيق مبادئ تنظيم الوثائق والأرشيف.
- تصميم نظم تصنيف وفهرسة فعالة.
- إدارة دورة حياة الوثائق المؤسسية.
- تحسين إجراءات الحفظ والاسترجاع اليومي.
- تعزيز حماية الوثائق وسرية المعلومات.
- شرح تفاعلي للمفاهيم والممارسات الأساسية.
- تمارين تطبيقية على تصنيف وفهرسة الوثائق.
- دراسة حالات مرتبطة ببيئات العمل الإدارية.
- مناقشات جماعية لتحسين إجراءات الأرشفة.
- تطبيق ختامي لبناء نموذج عملي منظم.
يمكن تعزيز كفاءة إدارة الوثائق المؤسسية من خلال:
- رفع سرعة الوصول إلى المعلومات المطلوبة.
- تقليل فقدان الوثائق وتكرار الملفات.
- تحسين الالتزام بإجراءات الحفظ الرسمية.
- دعم جودة القرارات بالوثائق الموثوقة.
يساعد البرنامج المشاركين على:
- تنظيم الملفات بأسلوب مهني واضح.
- استخدام الفهرسة والترميز بثقة.
- إدارة الوثائق الحساسة بمسؤولية.
- تحسين الإنتاجية في أعمال الأرشفة.
يناسب هذا البرنامج العاملين في الوظائف الإدارية والمكتبية الذين يتعاملون مع الوثائق والملفات بصورة يومية. كما يفيد المشاركين الراغبين في تحسين جودة الحفظ والاسترجاع داخل بيئات العمل.
- موظفو السكرتارية وإدارة المكاتب.
- المساعدون الإداريون ومنسقو الإدارات.
- مسؤولو الوثائق والسجلات والأرشيف.
- العاملون في وحدات الحفظ والمتابعة.
- الموظفون المكلفون بتنظيم الملفات الإدارية.
اليوم الأول: مدخل إلى إدارة الوثائق والأرشيف
- مفهوم الوثيقة والسجل والأرشيف في البيئة الإدارية.
- أهمية الوثائق في حفظ الذاكرة المؤسسية.
- أنواع الوثائق الورقية والإلكترونية ومجالات استخدامها.
- المبادئ العامة لإدارة السجلات وفق ISO 15489.
- أخطاء شائعة في تداول الملفات داخل المكاتب.
اليوم الثاني: تصنيف الوثائق وبناء نظم الملفات
- أسس التصنيف الموضوعي والوظيفي للوثائق.
- تصميم شجرة ملفات مناسبة لطبيعة العمل الإداري.
- قواعد التسمية والترميز الموحد للملفات.
- إعداد كشافات وفهارس تسهل البحث والاسترجاع.
- تمرين عملي على تنظيم ملفات إدارية متنوعة.
اليوم الثالث: دورة حياة الوثيقة وإجراءات الحفظ
- مراحل إنشاء الوثيقة واستلامها وتسجيلها.
- قواعد التداول الداخلي والمتابعة والإحالة.
- تحديد مدد الحفظ النشط وشبه النشط والنهائي.
- إجراءات نقل الوثائق إلى الأرشيف المركزي.
- ضوابط الإتلاف الآمن للوثائق المنتهية الصلاحية.
اليوم الرابع: الأرشفة الإلكترونية وحماية المعلومات
- مبادئ التحول من الأرشفة الورقية إلى الإلكترونية.
- متطلبات المسح الضوئي وجودة النسخ الرقمية.
- إدارة الصلاحيات والسرية في الوثائق الحساسة.
- النسخ الاحتياطي وحماية الملفات من الفقد أو التلف.
- تنظيم البريد الإلكتروني والمرفقات كسجلات عمل.
اليوم الخامس: تحسين نظام الأرشيف ومؤشرات الأداء
- تحليل مشكلات الأرشيف داخل بيئة العمل.
- إعداد إجراءات تشغيل مبسطة للحفظ والاسترجاع.
- مؤشرات قياس كفاءة نظام الوثائق والأرشيف.
- خطة تحسين عملية لإدارة الملفات اليومية.
- تطبيق ختامي لبناء نموذج أرشيف إداري منظم.
يمتد البرنامج لمدة خمسة أيام تدريبية بواقع أربع ساعات يوميًا. يخصص كل يوم لمدخل معرفي قصير، ثم تطبيقات عملية ومناقشات موجهة، مع ربط الموضوعات اليومية بحالات العمل الإداري الواقعية. ويُختتم البرنامج بتطبيق عملي يساعد المشاركين على تحويل المفاهيم إلى إجراءات قابلة للاستخدام داخل بيئة العمل.
يعتمد التقييم على المشاركة في المناقشات، وتنفيذ التمارين العملية، وجودة التطبيق الختامي الخاص بتنظيم الوثائق والأرشيف. يحصل المشاركون الذين يستوفون متطلبات الحضور والمشاركة على شهادة حضور أو إتمام من AINFCT.
- إدارة الوثائق والسجلات.
- التصنيف والفهرسة المهنية.
- تنظيم الأرشيف الإداري.
- حماية المعلومات والسرية.
- تحسين إجراءات الحفظ.
- استرجاع الوثائق بكفاءة.
مقدمي الخدمات و الشراكات
مقدمي الخدمات و الشراكات